En general, SAP recomienda aplicar SPS cada seis meses y EHP una vez al año, junto con los SPS. Para los jefes de TI es difícil justificar estos proyectos ante el área de negocios, por los costos y por el estrés que suponen para la organización. ¿Cuáles son las razones que validan estos ciclos de actualizaciones?
- Nuevas funcionalidades. Cada EHP aporta un set de nuevas Business Functions que pueden ser activadas y aprovechadas por el negocio en la medida en que existe una disciplina de innovación o de mejora continua. Cada cliente paga anualmente un monto considerable a SAP para tener derecho a estas innovaciones y lo lógico es que las aproveche.
- Mayor estabilidad. Cada SPS incluye una gran cantidad de correcciones para todos los errores conocidos hasta la fecha de su liberación. Al aplicarlos, el cliente evita que se produzca cada una de estas fallas, con el consiguiente ahorro en los costos asociados al impacto de un incidente, a su diagnóstico y a su corrección.
- Mejor rendimiento. Del mismo modo, cada SPS incluye mejoras y optimizaciones en el rendimiento de programas SAP, que son resultado de correcciones a los problemas de performance detectados.
- Mayor compatibilidad con nuevos proyectos o desarrollos = menor riesgo. En muchos casos ha ocurrido que, al iniciar un proyecto, el cliente se encuentra con una incompatibilidad con la versión en uso, lo cual le obliga a hacer una actualización antes de comenzar. Esto impacta al proyecto original alargando sus plazos e incrementando sus costos en forma imprevista.
- Mejor mantenibilidad. En algunos casos, como producto de un incidente o de una mejora, es necesario aplicar una Nota SAP. Al analizar la nota, en relación con la versión (atrasada) del sistema, se encuentra que hay que aplicar otras tres notas como prerrequisito. Cuando se examinan esas tres notas, puede que tenga que aplicar otras 10, etc. En casos extremos, la cantidad de notas supone un esfuerzo similar al de una actualización.
Dado que los SPS y los EHP son actualizaciones masivas, en general no es una buena estrategia hacer un análisis de las nuevas funcionalidades para justificar el cambio ante el área de negocios. La mejor práctica es aplicar las actualizaciones en forma incondicional y ejecutar un plan de pruebas de regresión.
No obstante, puede ser que el negocio tenga planeada una mejora o proyecto específico, ante lo cual se justifique mejor la actualización, por existir una nueva funcionalidad que aplica al requerimiento. Para estos casos es posible utilizar la aplicación SAP Innovation and Optimization Pathfinder, que SAP pone a disposición de sus clientes.
Cómo lograr actualizaciones eficientes
Lo anterior debería ser suficiente para justificar una actualización regular de la solución SAP. Sin embargo, siguen siendo importante los costos y esfuerzos asociados, especialmente porque se trata de una actividad regular, que debería ejecutarse al menos una vez al año. Como dijimos antes, no es un proyecto de upgrade como los que se realizaban tiempo atrás, por ejemplo, una vez cada cinco años o incluso más (aunque algunas empresas siguen viendo estas actualizaciones de la misma forma que antes y las postergan al máximo).
Entonces, se justifica emplear una metodología que permita reutilizar los productos que genera el proyecto, tales como documentación de procesos, casos de prueba, etc., y que se base en herramientas que automaticen u optimicen las tareas asociadas a este. Una metodología de este tipo permite disminuir los costos, los esfuerzos y los impactos en la organización y así, al mismo tiempo, se convierte en una forma adicional de justificar las actualizaciones periódicas.